Definisi dan Konsep Proses Bisnis
Seluruh kegiatan yang berkaitan
dengan keuangan dari suatu organisasi dapat dipandang sebagai bagian dari
proses bisnis. Suatu proses adalah sekumpulan kegiatan yang saling berkaitan
yang mencakup data, unit organisasi, dan urutan waktu yang logis. Proses bisnis
selalu dipicu oleh suatu kejadian ekonomu dan seluruhnya memiliki titik awal
dan titik akhir tertentu yang jelas. Sebagai
contoh, proses “Manajemen Pesanan PElanggan” mungkin di picu oleh penerimaan
surat pesanan penjualan dan diakhiri oleh penerimaan pembayaran piutang dari
pelanggan. Oleh karena sebagian besar organisasi mengalami kejadian – kejadian dan
kegiatan ekonomi yang serupa, maka dapat dirumuskan Sembilan kelompok proses
bisnis yang mendasar (gambar 1.1). Proses tersebut mencakup :
1. Logistik
penjualan lingkar dalam – Inbound sales logistic (persediaan, pengendalian,
retur kepada supplier dan sebagainya)
2. Logistic
penjualan lingkar luar –outbound sales logistic (pemrosesas pesanan penjualan,
penagihan, pengangkutan, pengiriman dan sebagainya)
3. Operasi
(pembuatan, perakitan, pengepakan, dan sebagainya)
4. Pemasaran
(iklan, Promosi, tender penawaran, dan sebagainya)
5. Jasa
(Instalasi, perbaikan, pelayanan pura jual, dan sebagainya)
6. Pengadaan
Ipembelian, pesanan, mengumpulkan penawaran dan sebagainya)
7. Pengembangan
teknologi (sumber daya dan pengembangan)
8. Organisasi
dan Sumber Daya Manusia (rekrutmen, pelatihan dan sebagainya)
9. Infrastruktur perusahaan (akuntansi,
perencanaan dan pengendalian usaha, pengelolaan barang modal, dan sebagainya)
Selanjutnya, kelima proses yang
pertama dapat dikelompokan sebagai proses ytama, sedangkan empat buah yang
terakhir sebagai proses pendukung. Proses bisnis utama mencakup kegiatan yang
langsung memberikan nilai tambah kepada produk perusahaan dan proses bisnis
pendukung mencakup kegiatan yang memberikan nilai tambah yang langsung dan mendukung proses utama.
Secara kolektif proses bisnis
utama dan pendukung mencakup keseluruhan rantai nilai kegiatan. Akhirnya,
rantai nilai merupakan cara pandang mengena kegiatab perusahaan yang
dimaksudkan untuk menganalisis keunggulan daya saing perusahaan. Suatu rantai
menguraikan berbagai kegiatan kepada komponen – komponen yang secara indivisual
dapat dioptimalkan berdasarkan tujuan dan strategi perusahaan
Tujuan dan Manfaat Bisnis Proses :
1.
Meningkatkan
kemampuan dalam bisnis Adalah sebuah keharusan bagi sebuah perusahaan untuk
terus mengambangkan proses bisnis mereka agar dapat mengimbangi perubahan
kondisi pasar. Sebuah Business Process
Management yang efisien memungkinkan perusahaan untuk melakukan jeda dalam
proses bisnis mereka, melakukan perubahan, dan menjalankanya kembali. Melalui
cara ini, perusahaan dapat memastikan agar proses bisnis mereka tetap berada
pada jalur yang benar dan selalu mampu beradaptasi dengan situasi yang terus
berubah. Selain itu melalui pemanfaatan Business Process Managament sebuah
perusahaan juga akan memiliki kemampuan untuk membaca berbagai kemungkinan
pengembangan terhadap proses bisnis mereka agar dapat bekerja lebih maksimal
dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.
2.
Mengurangi
Biaya, Meningkatkan Keuntungan Menjalankan Business Process Management dengan
cara yang tepat akan mendatangkan berbagai dampak positif terhadap perusahaan,
diantaranya dapat memangkas biaya-biaya yang berkaitan dengan proses bisnis dan
meningkatkan kualitas kinerja serta produktifitas para karyawan. Dampak positif
dari Business Process Management mungkin tidak akan terlihat langsung secara
serta merta setelah perusahaan mengimplementasikanya. Tetapi dengan kemampuanya
mengurangi berbagai hambatan dalam proses bisnis, Business Process Management
cepat atau lambat akan memberikan peningkatan yang luar biasa terhadap
pendapatan perusahaan. Contohnya, lead time yang dapat dipangkas akan memberi efek
positif terhadap bagaimana cara perusahaan menjual produk mereka. Kemudian
konsumen akan mendapatkan pelayanan yang lebih optimal dan memuaskan. Pada
akhirnya, perusahaan akan mendapatkan permintaan pasar yang bertambah,
penjualan yang lebih tinggi, serta peningkatan keuntungan. Di sisi lain,
perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan melalui pengurangan
limbah produksi. Business Process Management membantu perusahaan dalam
mengelola dan mengalokasikan penggunaan sumber daya produksi agar dapat
menghindari pemborosan serta menentukan tindakan terbaik untuk mengatasi
masalah tersebut.
3.
Meningkatkan Efisiensi Pengimplementasian
Business Process Management akan meningkatkan efisiensi proses bisnis secara
pesat. Hal ini dapat terjadi karena proses bisnis perusahaan terintegrasi mulai
dari awal hingga akhir prosesnya. Perusahaan akan secara otomatis mendapatkan
informasi tentang pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap tiap-tiap proses,
sehingga tugas pemantauan dan pengendalian menjadi lebih mudah. Perusahaan akan
dapat membaca apabila terdapat potensi keterlambatan dalam sebuah proses,
sehingga tindakan antisipatifnya dapat segera dilakukan. Oleh karena itu,
Business Process Management membantu perusahaan dalam menghilangkan berbagai macam
hambatan serta mengurangi lead time dalam proses bisnis mereka, dan membantu
meningkatkanya kepada level yang lebih baik. Business Process Management juga
membantu perusahaan meningkatkan optimalisasi proses bisnis melalui
otomatisasi, yang akan mengurangi berbagai kesalahan yang mungkin terjadi di
dalamnya.
4.
.
Visibilitas Yang Lebih Baik Pada dasarnya, sistem Business Process Management
memanfaatkan program perangkat lunak untuk membuat proses bisnis dapat
diotomatisasi. Cara ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan menilai
kinerja proses bisnis secara real time. Otomatisasi proses bisnis memungkinkan
sebuah proses bekerja tanpa perlu banyak tenaga kerja dan pengawasan yang
intensif. Melalui transparansi bisnis yang terus meningkat semacam ini memungkinkan
manajemen mendapatkan pemahaman yang lebih baik terkait proses bisnis mereka.
Hal-hal ini memungkinkan manajemen untuk memodifikasi struktur dan proses
secara efisien sambil memastikan semuanya berjalan sesuai dengan tujuan yang
ingin dicapai.
5.
. Ketaatan,
Keselamatan, dan Keamanan Business Process Management membantu perusahaan
menyajikan berbagai informasi terkait kewajiban-kewajiban mereka, seperti
laporan keuangan, undang-undang perburuhan, dan berbagai aturan pemerintah
lainya yang harus ditaati. Sistem Business Process Management yang lengkap
memastikan perusahaan akan selalu berada dalam standar dan koridor hukum yang
berlaku. Selain itu, manajemen proses bisnis juga mendukung penerapan standar
keamanan dan keselamatan dalam perusahaan, sebab di dalamnya berbagai prosedur
perusahaan didokumentasikan secara baik. Disokong dengan kebijakan perusahaan
serta pengawasan internal yang mendorong staf mereka untuk menjaga aset
perusahaan, menghindari penyalahgunaan ataupun pencurian informasi pribadi dan
sumber daya. Secara keseluruhan, perusahaan yang memanfaatkan prinsip BPM
memiliki kesadaran bahwa mereka memiliki kemampuan untuk mengurangi biaya
sekaligus meningkatkan produktifitas dengan cara mengidentifikasi bagaimana
sebuah proses dapat bekerja secara efektif dan efisien. Hal ini juga diikuti
dengan menerapkan berbagai pengembangan yang diperlukan dalam pengendalian
proses tersebut demi mencapai kinerja terbaik yang akan membantu dalam
pencapaian hasil yang lebih baik di masa depan. Dengan semua manfaat seperti
dipaparkan di atas, tidak heran mengapa Business Process Management banyak
dipergunakan dalami dunia bisnis dan pemasaran.
Studi Kasus
STUDI KASUS PROSES
BISNIS OPERASI
1. Pemesanan barang
Setiap kali Bagian penjualan akan menjual barang ia selalu menerima surat
pesanan dari pelanggan. Berdasarkan Surat pesanan tersebut bagian penjualan
kemudian mencatat dan merekamnya kedalam Arsip Surat Pesanan. Berdasarkan Arsip
surat pesanan tersebut, bagian penjualan membuatkan Faktur dan Surat Jalan yang
dikirimkan kepada Pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah
terealisasi dan rangkapnya disimpan sebagai Arsip Faktur dan Arsip Surat Jalan.
2. Pembuatan Kwitansi Apabila Faktur dan Surat
Jalan sudah sampai ditempat pelanggan, maka pelanggan megirimkan Pembayaran
yang kemudian oleh bagian penjualan dibuatkan Kwitansi yang dibuat berdasarkan Arsip
Faktur yang kemudian diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan
rangkapnya disimpan kedalam Arsip Kwitansi
3. Pembuatan
Laporan Setiap akhir bulan Bagian Penjualan selalu membuat Laporan Penjualan
berdasarkan Arsip Faktur dan Laporan Pesanan berdasarkan Arsip Pesanan dan
Laporan Pengiriman berdasarkan Arsip Surat Jalan yang ditujukan kepada Kepala
Bagian Penjualan