Business Process (sistem Informasi Akuntansi)

Definisi dan Konsep Proses Bisnis

Seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keuangan dari suatu organisasi dapat dipandang sebagai bagian dari proses bisnis. Suatu proses adalah sekumpulan kegiatan yang saling berkaitan yang mencakup data, unit organisasi, dan urutan waktu yang logis. Proses bisnis selalu dipicu oleh suatu kejadian ekonomu dan seluruhnya memiliki titik awal dan titik akhir tertentu yang jelas.  Sebagai contoh, proses “Manajemen Pesanan PElanggan” mungkin di picu oleh penerimaan surat pesanan penjualan dan diakhiri oleh penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan. Oleh karena sebagian besar organisasi mengalami kejadian – kejadian dan kegiatan ekonomi yang serupa, maka dapat dirumuskan Sembilan kelompok proses bisnis yang mendasar (gambar 1.1). Proses tersebut mencakup :

1.       Logistik penjualan lingkar dalam – Inbound sales logistic (persediaan, pengendalian, retur kepada supplier dan sebagainya)

2.       Logistic penjualan lingkar luar –outbound sales logistic (pemrosesas pesanan penjualan, penagihan, pengangkutan, pengiriman dan sebagainya)

3.       Operasi (pembuatan, perakitan, pengepakan, dan sebagainya)

4.       Pemasaran (iklan, Promosi, tender penawaran, dan sebagainya)

5.       Jasa (Instalasi, perbaikan, pelayanan pura jual, dan sebagainya)

6.       Pengadaan Ipembelian, pesanan, mengumpulkan penawaran dan sebagainya)

7.       Pengembangan teknologi (sumber daya dan pengembangan)

8.       Organisasi dan Sumber Daya Manusia (rekrutmen, pelatihan dan sebagainya)

9.        Infrastruktur perusahaan (akuntansi, perencanaan dan pengendalian usaha, pengelolaan barang modal, dan sebagainya)

Selanjutnya, kelima proses yang pertama dapat dikelompokan sebagai proses ytama, sedangkan empat buah yang terakhir sebagai proses pendukung. Proses bisnis utama mencakup kegiatan yang langsung memberikan nilai tambah kepada produk perusahaan dan proses bisnis pendukung mencakup kegiatan yang memberikan nilai tambah yang  langsung dan mendukung proses utama.

Secara kolektif proses bisnis utama dan pendukung mencakup keseluruhan rantai nilai kegiatan. Akhirnya, rantai nilai merupakan cara pandang mengena kegiatab perusahaan yang dimaksudkan untuk menganalisis keunggulan daya saing perusahaan. Suatu rantai menguraikan berbagai kegiatan kepada komponen – komponen yang secara indivisual dapat dioptimalkan berdasarkan tujuan dan strategi  perusahaan

Tujuan dan Manfaat  Bisnis Proses :

1.       Meningkatkan kemampuan dalam bisnis Adalah sebuah keharusan bagi sebuah perusahaan untuk terus mengambangkan proses bisnis mereka agar dapat mengimbangi perubahan kondisi pasar. Sebuah Business Process Management yang efisien memungkinkan perusahaan untuk melakukan jeda dalam proses bisnis mereka, melakukan perubahan, dan menjalankanya kembali. Melalui cara ini, perusahaan dapat memastikan agar proses bisnis mereka tetap berada pada jalur yang benar dan selalu mampu beradaptasi dengan situasi yang terus berubah. Selain itu melalui pemanfaatan Business Process Managament sebuah perusahaan juga akan memiliki kemampuan untuk membaca berbagai kemungkinan pengembangan terhadap proses bisnis mereka agar dapat bekerja lebih maksimal dan menghasilkan keuntungan yang lebih besar.

2.       Mengurangi Biaya, Meningkatkan Keuntungan Menjalankan Business Process Management dengan cara yang tepat akan mendatangkan berbagai dampak positif terhadap perusahaan, diantaranya dapat memangkas biaya-biaya yang berkaitan dengan proses bisnis dan meningkatkan kualitas kinerja serta produktifitas para karyawan. Dampak positif dari Business Process Management mungkin tidak akan terlihat langsung secara serta merta setelah perusahaan mengimplementasikanya. Tetapi dengan kemampuanya mengurangi berbagai hambatan dalam proses bisnis, Business Process Management cepat atau lambat akan memberikan peningkatan yang luar biasa terhadap pendapatan perusahaan. Contohnya, lead time yang dapat dipangkas akan memberi efek positif terhadap bagaimana cara perusahaan menjual produk mereka. Kemudian konsumen akan mendapatkan pelayanan yang lebih optimal dan memuaskan. Pada akhirnya, perusahaan akan mendapatkan permintaan pasar yang bertambah, penjualan yang lebih tinggi, serta peningkatan keuntungan. Di sisi lain, perusahaan juga dapat meningkatkan efisiensi dan keuntungan melalui pengurangan limbah produksi. Business Process Management membantu perusahaan dalam mengelola dan mengalokasikan penggunaan sumber daya produksi agar dapat menghindari pemborosan serta menentukan tindakan terbaik untuk mengatasi masalah tersebut.

3.        Meningkatkan Efisiensi Pengimplementasian Business Process Management akan meningkatkan efisiensi proses bisnis secara pesat. Hal ini dapat terjadi karena proses bisnis perusahaan terintegrasi mulai dari awal hingga akhir prosesnya. Perusahaan akan secara otomatis mendapatkan informasi tentang pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap tiap-tiap proses, sehingga tugas pemantauan dan pengendalian menjadi lebih mudah. Perusahaan akan dapat membaca apabila terdapat potensi keterlambatan dalam sebuah proses, sehingga tindakan antisipatifnya dapat segera dilakukan. Oleh karena itu, Business Process Management membantu perusahaan dalam menghilangkan berbagai macam hambatan serta mengurangi lead time dalam proses bisnis mereka, dan membantu meningkatkanya kepada level yang lebih baik. Business Process Management juga membantu perusahaan meningkatkan optimalisasi proses bisnis melalui otomatisasi, yang akan mengurangi berbagai kesalahan yang mungkin terjadi di dalamnya.

4.       . Visibilitas Yang Lebih Baik Pada dasarnya, sistem Business Process Management memanfaatkan program perangkat lunak untuk membuat proses bisnis dapat diotomatisasi. Cara ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan menilai kinerja proses bisnis secara real time. Otomatisasi proses bisnis memungkinkan sebuah proses bekerja tanpa perlu banyak tenaga kerja dan pengawasan yang intensif. Melalui transparansi bisnis yang terus meningkat semacam ini memungkinkan manajemen mendapatkan pemahaman yang lebih baik terkait proses bisnis mereka. Hal-hal ini memungkinkan manajemen untuk memodifikasi struktur dan proses secara efisien sambil memastikan semuanya berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.

5.       . Ketaatan, Keselamatan, dan Keamanan Business Process Management membantu perusahaan menyajikan berbagai informasi terkait kewajiban-kewajiban mereka, seperti laporan keuangan, undang-undang perburuhan, dan berbagai aturan pemerintah lainya yang harus ditaati. Sistem Business Process Management yang lengkap memastikan perusahaan akan selalu berada dalam standar dan koridor hukum yang berlaku. Selain itu, manajemen proses bisnis juga mendukung penerapan standar keamanan dan keselamatan dalam perusahaan, sebab di dalamnya berbagai prosedur perusahaan didokumentasikan secara baik. Disokong dengan kebijakan perusahaan serta pengawasan internal yang mendorong staf mereka untuk menjaga aset perusahaan, menghindari penyalahgunaan ataupun pencurian informasi pribadi dan sumber daya. Secara keseluruhan, perusahaan yang memanfaatkan prinsip BPM memiliki kesadaran bahwa mereka memiliki kemampuan untuk mengurangi biaya sekaligus meningkatkan produktifitas dengan cara mengidentifikasi bagaimana sebuah proses dapat bekerja secara efektif dan efisien. Hal ini juga diikuti dengan menerapkan berbagai pengembangan yang diperlukan dalam pengendalian proses tersebut demi mencapai kinerja terbaik yang akan membantu dalam pencapaian hasil yang lebih baik di masa depan. Dengan semua manfaat seperti dipaparkan di atas, tidak heran mengapa Business Process Management banyak dipergunakan dalami dunia bisnis dan pemasaran. 

Studi Kasus

STUDI KASUS PROSES BISNIS OPERASI 

PT. Nusantara adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan Tunai barang-barang elektronik. Semua transaksi di perusahaan masih dilakukan secara manual. Berikut ini adalah kegiatan kegiatan yang dilakukan oleh bagian Penjualan dalam melaksanakan transaksi penjualan Barang di dalam perusahaan.

1. Pemesanan barang Setiap kali Bagian penjualan akan menjual barang ia selalu menerima surat pesanan dari pelanggan. Berdasarkan Surat pesanan tersebut bagian penjualan kemudian mencatat dan merekamnya kedalam Arsip Surat Pesanan. Berdasarkan Arsip surat pesanan tersebut, bagian penjualan membuatkan Faktur dan Surat Jalan yang dikirimkan kepada Pelanggan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah terealisasi dan rangkapnya disimpan sebagai Arsip Faktur dan Arsip Surat Jalan.

 2. Pembuatan Kwitansi Apabila Faktur dan Surat Jalan sudah sampai ditempat pelanggan, maka pelanggan megirimkan Pembayaran yang kemudian oleh bagian penjualan dibuatkan Kwitansi yang dibuat berdasarkan Arsip Faktur yang kemudian diserahkan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran dan rangkapnya disimpan kedalam Arsip Kwitansi

3. Pembuatan Laporan Setiap akhir bulan Bagian Penjualan selalu membuat Laporan Penjualan berdasarkan Arsip Faktur dan Laporan Pesanan berdasarkan Arsip Pesanan dan Laporan Pengiriman berdasarkan Arsip Surat Jalan yang ditujukan kepada Kepala Bagian Penjualan 

 Konsumen yang akan melakukan pembelian buku maka harus memilih terlebih dahulu buku yang akan di beli, setelah memastikan buku yang akan di beli kemudian konsumen memberikan kepada kasir untuk di hitung jumlah yang harus di bayar • Saat kasir menerima buku yang diberikan oleh konsumen maka kasir akan menanyakan kartu anggota dari konsumen, jika konsumen memiliki kartu anggota maka konsumen akan mendapatkan diskon 20% dari total buku. untuk membuat kartu anggota cukup mudah, konsumen hanya memberikan KTP dan no.tlp kepada kasir serta membayar uang keanggotaan sebesar Rp.50.000, maka kasir akan mencetak kartu anggota yang berisi nama dan tanggal kadaluarsa kartu anggota. • Setelah mengetahui konsumen anggota/bukan, maka kasir akan memasukkan kode buku dan jumlah buku yang akan dibeli sehingga akan tampil total bayar, jika konsumen anggota maka mendapat diskon, jika tidak maka tidak mendapat diskon. Setelah tercetak total bayar maka konsumen akan memberikan sejumlah uang kepada kasir dan kasir menghitung uang yang diberikan konsumen. Setelah kasir validasi antara uang yang diberikan konsumen tidak kurang dari jumlah total yang harus di bayar konsumen maka kasir akan memberikan buku dan struk bukti bayar kepada konsumen, jika ada kembalian maka kasir akan memberikan uang kembalian kepada konsumen. • Pada akhir bulan Bagian Penjualan selalu membuat Laporan Penjualan Buku yang akan diserahkan kepada pemilik toko buku